Verplaatsen jouw medewerkers zich soms voor het werk, bijvoorbeeld naar klanten of leveranciers? Dan kopen ze ongetwijfeld onderweg wel eens een broodje of een snelle dagschotel. Soms kan het ook handiger zijn om ergens te overnachten. Je kunt hiervoor werken met onkostennota’s, maar dat brengt heel wat administratie met zich mee. Vaak is het gemakkelijker om een forfaitair bedrag, de ‘dagvergoeding binnenland’, toe te kennen. Bovendien betaalt je medewerker op de dagvergoeding geen belastingen en voor de vennootschap is de vergoeding 100% fiscaal aftrekbaar.

Wat is een binnenlandse dagvergoeding?

De binnenlandse dagvergoeding omvat kosten die iemand (jij of je medewerker) onderweg maakt. Het is een vast bedrag dat kosten voor maaltijden, dranken, overnachting of sanitair dekt.

Het bedrag is fiscaal aftrekbaar en ook de medewerker betaalt er geen belastingen op. Ook in een eenmanszaak kan je je medewerkers een binnenlandse dagvergoeding toekennen, maar als zaakvoerder van een eenmanszaak kan je ze niet gebruiken, terwijl dat voor zaakvoerders van een vennootschap wel kan.

Hoeveel bedraagt een binnenlandse dagvergoeding?

Bij een dienstreis van minstens zes uur kan je een vergoeding geven van 17,06 euro per dag. Let wel, met een ‘maaltijd’ bedoelt de fiscus een snelle lunch, zoals een belegd broodje of een dagschotel. Als je ‘s middags ook een klant of leverancier trakteert of een werklunch plant, dan kan je de dagvergoeding combineren met een onkostennota voor die restaurantkosten.

Ben je op het einde van de dag meer dan 75 km van kantoor, dan kan je een aanvullende vergoeding van 128,01 euro voorzien om hotelkosten te dekken. De verplaatsingskost zelf zit er niet in – benzinekosten of een treinticket bijvoorbeeld, zijn dus niet inbegrepen.

Let wel op: werk je meer dan veertig dagen op dezelfde locatie buiten het gewone kantoor? Dan kan je geen gebruik maken van de binnenlandse dagvergoeding. Die andere vaste locatie valt dan onder het woon-werkverkeer.

Wat moet ik voorleggen aan de fiscus?

Als je een binnenlandse dagvergoeding hebt uitgekeerd dan moet je kunnen bewijzen dat de verplaatsing effectief is gebeurd. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van een agenda, rittenadministratie of een projectcontract met de klant.