Word je moedeloos van al dat papier en die grijze, dikke classeurs op je bureau? Zou je dat archieflokaal als extra kantoorruimte willen gebruiken? Wettelijk gezien moet je je facturen bijhouden, maar dat hoeft niet op papier. Door je facturen te digitaliseren spaar je niet alleen kostbare ruimte en bomen uit. Je wint ook tijd bij het zoeken naar gegevens. Wij leggen graag uit hoe je je digitale archief op een legale, correcte wijze uitbouwt.
Vier voorwaarden voor een digitaal archief
De wet verzoekt je om je facturen netjes bij te houden. Soms voor maanden of jaren, maar sommige gegevens moet je levenslang bij de hand houden. Voor zowel kmo’s als grote bedrijven betekent een bedrijfsarchief dan ook een grote kost. Je kunt je facturen ook digitaal bijhouden, als de bestanden voldoen aan vier belangrijke normen:
- Je moet je facturen bijhouden op een server die vanuit België toegankelijk is. De server zelf mag zich in het buitenland bevinden.
- De facturen zijn leesbaar door middel van een downloadfunctie en previews binnen het archief.
- De identiteit van de uitreiker van de facturen kan niet meer gewijzigd worden, de inhoud van de factuur (bedrag, datum, btw-nummers, factuurnummer…) evenmin.
- De authenticiteit van elke factuur is aantoonbaar, bijvoorbeeld door unieke watermerken en documentnummers.
Je facturen bijhouden; van boom naar byte
De belangrijkste regel bij het digitaliseren: je moet de authenticiteit van de gearchiveerde documenten kunnen aantonen. Dat betekent dat de herkomst van de documenten kristalhelder moet zijn en dat de inhoud niet gewijzigd kan worden.
Met de juiste software leg je gelukkig makkelijk een digitaal archief aan dat authentiek, veilig en uniek is. Goede boekhoudsoftware versleutelt alles op een slimme en legale manier. Wie zijn facturen, belastingaangiftes en andere documenten op die manier bewaart, is dan ook perfect in regel met de bewaarplicht.
Is mijn digitaal archief evenveel waard als mijn papieren?
De Belgische overheid maakt in de regel geen verschil tussen een papieren en een digitaal archief. Je kunt er dus voor kiezen om je papieren documenten te digitaliseren alvorens je ze archiveert, zodat je geen fysiek archief moet onderhouden. Het omgekeerde – je digitale documenten afdrukken en zo bewaren – mag ook, al raden we dat niemand aan.
Verder staat het je min of meer vrij hoe je je bedrijfsarchief precies organiseert. Sommige organisaties kiezen ervoor hun documenten op eigen computers of servers te bewaren, terwijl andere dat liever uitbesteden aan een externe provider. Indien voldoende beveiligd is ook een cloudoplossing mogelijk.
Hoe je het ook aanpakt, essentieel is dat het systeem vlot te doorzoeken is. Uiteraard zijn ook back-ups cruciaal. De juiste software kan dit alles handig automatiseren, zodat jij je daar geen zorgen over hoeft te maken. Zelf werken we liefst met BilltoBox.
Wil je hulp bij het digitaliseren van je archief? We adviseren je graag!