Je belastingen invullen is geen eenvoudige klus. Wil je je kennis even opfrissen of is het de eerste keer dat je je eenmanszaak- of vennootschapsaangifte voorbereidt? We vertellen je in deze blog graag welke kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Zo ben je zeker dat je geen kostenposten laat liggen. Want: hoe meer beroepskosten je kan aftrekken van je inkomen als privépersoon of als zaakvoerder, hoe lager het bedrag waarop je belastingen moet betalen. Meer kosten maken, betekent dus minder belastingen.

Welke kosten zijn fiscaal aftrekbaar?

De in te brengen kosten moeten voldoen aan drie voorwaarden:

1. Je hebt ze tijdens de belastbare periode gemaakt of gedragen.
2. Ze zijn gemaakt om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden en houden dus verband met het maatschappelijk doel van je vennootschap.
3. Je kan de echtheid en het bedrag verantwoorden met bewijsstukken of door andere bewijsmiddelen.

Om over punt twee geen discussie te laten ontstaan, raden we aan om in de statuten van je vennootschap een ruime en duidelijke omschrijving te voorzien van het maatschappelijk doel. Bovendien moet je voldoende aandacht besteden aan de Nacebel-codes bij de registratie van je ondernemingsnummer. Die codes brengen je onderneming namelijk onder in bepaalde activiteitencategorieën. Zo voorkom je onnodige discussies en risico’s bij een belastingcontrole. Mocht de belastingcontroleur je kosten – die aan bovenstaande voorwaarde voldoen – toch verwerpen, kun je best protest aantekenen.

Opgelet: eenmanszaken

Aftrekbare kosten voor eenmanszaken moeten uitsluitend in functie van het beroepsgebruik staan. Als je dus iets zowel privé als beroepsmatig gebruikt, moet je de kosten opsplitsen in een deel privé – dus niet aftrekbaar – en een deel professioneel gebruik.

Een voorbeeld: je rijdt met je auto jaarlijks 20.000 km waarvan 15.000 km professioneel en 5.000 km privé. In dat geval moet je alle kosten van de auto eerst opdelen in een verhouding van 15/20 voor beroepskosten en 5/20 privé. Het 5/20 deel is niet integraal aftrekbaar als beroepskost aangezien dit privégebruik inhoudt.

Opgelet: vennootschappen

Ook bij een vennootschap staan de kosten voor het gebruik van goederen in functie tot het beroepsgebruik, maar sommige goederen worden ook gedeeld gebruikt. Daarvoor bestaan wettelijk bepaalde forfaits.

Een overzicht van aftrekbare beroepskosten

Beroepskosten voor eenmanszaken

Kostensoort (aftrekbaarheid)

Autokosten

1. Beroepsmatige verplaatsingen (75%)
2. Woon-werkverkeer met eigen wagen (0,15 euro per km)
3. Woon-werkverkeer niet met eigen wagen / carpooling (0,15 euro per km (maximum 100 km))
4. Gsm, carkit, gesprekskosten, abonnement (100%)
5. Financieringskosten (100%)
6. Brandstofkosten (75%)
7. Parkingkosten gemaakt door klanten en personeel (100%)
8. Terugbetaling van autokosten aan personeel of bedrijfsleider (75%)
9. Taxi (75%)

Fiets, elektrische fiets of speedpedelec

1. Beroepsmatige verplaatsingen en woon-werkverkeer (0,23 euro per km)
2. Aankoop van speed pedelec, toebehoren, onderhoud en herstel voor personeelsleden. Gebouw te verwerven, bouwen of verbouwen om fietsen te stallen tijdens de werkuren, installatie van sanitair, douches, kleedruimte. (120%)

Restaurantkosten, receptie, representatiekosten, relatiegeschenken

1. Restaurantkosten (69%)
2. Vertegenwoordigers in voedingssector, klant-leveranciersrelatie (100%)
3. Bloemen en versieringen bedrijfslokalen (100%)
4. Gratis collectieve bedeling water, koffie en soep aan personeel (100%)
5. Service en businessclubs: bijdragen en lidgelden (mogelijk deels aftrekbaar)
6. Business seats en loges toegang (100%), ontvangst (50%), rest (69%)
7. Waakhonden (100%)
8. Aankoop van grote hoeveelheid kleine geschenken van geringe waarde met bedrukking van ondernemingsnaam (100%)
9. Sponsoring en publiciteit (100%)
10. Tombolageschenken (100%)

Boetes

1. Gewone boetes niet aftrekbaar
2. Proportionele boetes (vanaf 1 januari 2020 niet meer aftrekbaar / 100%)
3. Parkeren met dagtarief / “retributie” (idem autokost)
4. Verkeersboete werknemer (niet, tenzij op loonfiche vermeld als voordeel alle aard)

Verzekeringen en andere kosten

1. Hospitalisatieverzekeringen niet aftrekbaar
2. Onroerende voorheffing enkel beroepsgedeelte 100%
3. Giften aan verenigingen en politieke partijen niet aftrekbaar
4. Opleidingskosten en seminaries 100% indien duidelijke band met beroepsactiviteit
5. Vakliteratuur en documentatiekosten 100% indien duidelijke band met beroepsactiviteit

Beroepskosten voor vennootschappen

In tegenstelling tot bij eenmanszaken, is voor vennootschappen de fiscale aftrekbaarheid van autokosten afhankelijk van de CO2-uitstoot van de wagen.

Autokosten

Vanaf 1 januari 2020 geldt een nieuwe regeling voor wagens die zijn aangekocht na 1 januari 2018. Autokosten (inclusief brandstofkosten) zijn voor die auto’s fiscaal aftrekbaar volgens deze formule: 120% – (0,5% x coëfficient x aantal gram CO2/km). In de praktijk komt dat neer op een fiscale aftrekbaarheid tussen 40 en 100%. De kosten voor auto’s met een CO2-uitstoot hoger dan 200g/km, zijn voor 40% fiscaal aftrekbaar. Voor wagens aangekocht of met een bestelbon of leasingcontract getekend voor 1 januari 2018, kan je ook na 1 januari 2020 nog van het oude systeem blijven genieten.

Een speciaal geval zijn de hybride wagens. Oplaadbare hybride voertuigen aangekocht vanaf 2018 en uitgerust met een elektrische batterij moeten een energiecapaciteit hebben van tenminste 0,5 kWh per 100 kilogram van het wagengewicht of een uitstoot van minder dan 50g CO2/km. De autokosten zijn dan 100% fiscaal aftrekbaar. Als de hybride niet voldoet aan die voorwaarden, wordt het voertuig bestempeld als een ‘valse hybride’. Er wordt dan geen rekening gehouden met de officiële CO2-waarde zoals voorgesteld door de autoconstructeur, maar wel met de CO2-waarde van het overeenstemmend klassiek model. Als er geen klassiek model bestaat, wordt de constructeurwaarde vermenigvuldigd met 2,5 of wordt er uitgegaan van een uitstoot van meer dan 50g CO2/km.

Welke hybride wagens zijn 100% fiscaal aftrekbaar?
Volgens AutoGids halen deze hybride wagens de norm en kunnen ze dus genieten van 100% fiscale aftrekbaarheid (deze lijst geldt op vandaag en verandert uiteraard regelmatig):

• Audi A3 e-tron
• Audi Q7 e-tron
• BMW 530e iPerformance
• BMW i8
• Hyundai Ioniq Plug-in
• Kia Niro Plug-in
• Kia Optima Plug-in
• Mitsubishi Outlander PHEV
• Toyota Prius Plug-in
• Volkswagen Golf GTE
• Volkswagen Passat GTE
• Volvo XC60 T8
• Volvo S90 T8 en V90 T8
• Volvo V60 D5 en D6 Twin Engine

Ingewikkeld? Burotim berekent het graag voor u!