Een kilometervergoeding berekenen, is een hele opgave. Een woon-werkvergoeding wordt normaliter eenmalig berekend en voor langere tijd vastgelegd, maar wat als medewerkers zich regelmatig moeten verplaatsen voor een project of vergadering? De kilometers die gemaakt worden met een privé-voertuig moeten dan vergoed worden. Deze blog over de forfaitaire kilometervergoeding vertelt je alles wat je moet weten om de berekening te maken.

Waaruit bestaat een kilometervergoeding?

Je kunt een forfaitaire kilometervergoeding ontvangen voor een verplaatsing die valt buiten het woon-werkverkeer en die gedaan wordt met een eigen voertuig. Dat eigen voertuig kan een eigen auto, motorfiets of bromfiets zijn, maar ook een gewone fiets of e-bike komt ervoor in aanmerking.

Voor verplaatsingen met de fiets aanvaardt de belastingadministratie een kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer. Dit forfait is fiscaal aftrekbaar voor beide partijen.

Het forfait voor andere voertuigen bedraagt sinds 1 juli 2018 0,357 euro per kilometer. Let op: dit bedrag wordt jaarlijks aangepast op 1 juli. De evolutie van de forfaitaire kilometervergoeding vind je in de tabel onderaan deze blog.

Je mag van het forfait afwijken, maar dan moet je zwart op wit kunnen bewijzen dat de inbegrepen kosten veel hoger zijn. Het standaardbedrag dat de fiscus heeft bepaald, houdt rekening met alle normale autokosten zoals verbruik, afschrijving, onderhoud, verzekering, verkeersbelasting en BIV. Alles daarnaast, zoals parkeerkosten of carwash en ander onderhoud, zijn hier niet van toepassing en kunnen apart ingebracht worden.

Meer dan 24.000 kilometer?

Je kunt de kilometervergoeding gebruiken voor iedere medewerker of zaakvoerder die zijn of haar privéwagen gebruikt voor professionele activiteiten. Je moet wel bewijzen hoeveel kilometer er gereden is via een agenda of rittenadministratie. Indien er meer dan 24.000 kilometer terugbetaald wordt, moet je wel extra bewijzen verzamelen.

Rijden jij of je medewerker meer dan 24.000 kilometer per jaar, dan kan de administratie een onderzoek instellen en moet je meer bewijzen op tafel kunnen leggen dan bijvoorbeeld een agenda. De fiscus onderzoekt dan of deze vergoeding belastbaar kan worden, aangezien ze een verdoken verkapte bezoldiging zou kunnen zijn. Let dus op voor deze grens.

De evolutie van de forfaitaire kilometervergoeding