Je wil snel iets betalen voor de zaak, maar hebt niet de juiste kaart of facturatiegegevens bij. Even voorschieten lijkt dan de meest elegante oplossing. Alleen kan hier en daar een klein bedrag snel oplopen tot een heuse som. Tijdig je beroepskosten terugvorderen van je vennootschap is de boodschap. Dat kan op twee manieren. De meest voor de hand liggende is een betaalbewijs – kassaticket, een leveringsfactuur met de vermelding voldaan erop,… – in je boekhouding stoppen en het geld op een later moment terugkrijgen. Als je dit echter regelmatig doet, kan een forfaitaire onkostenvergoeding de administratielast én wachttijd verlagen.

Wat is een forfaitaire onkostenvergoeding?

Een forfaitaire onkostenvergoeding is een vast bedrag voor niet-bewezen kosten. Het bedrag is aftrekbaar voor je vennootschap. Je hoeft er geen betaalbewijzen voor te hebben en de terugbetaling verloopt volgens een vast patroon. Het wordt dus minder snel vergeten. Zowel de ‘voorschieter’ als je vennootschap verliezen geen tijd aan administratie.

Let wel op: eenmanszaken kunnen de forfaitaire onkostenvergoeding alleen gebruiken voor kosten gemaakt door hun personeel, niet voor de kosten van de bedrijfsleider zelf. Voor andere types ondernemingen, is de forfaitaire onkostenvergoeding te verantwoorden voor personeel en bedrijfsleiders (zaakvoerders of bestuurders), maar niet voor aandeelhouders.

Wat mag er in mijn forfaitaire beroepskosten?

Een forfaitaire onkostenvergoeding moet voldoen aan deze twee voorwaarden: Het moet gaan om beroepskosten.
Je mag onkosten niet dubbel gebruiken. Een bewezen kost die apart in de boekhouding komt, mag niet ook nog eens als forfaitaire onkosten terugbetaald worden. Houd deze twee strikt gescheiden.

Enkele voorbeelden die onder de forfaitaire onkostenvergoeding kunnen vallen:

• Restaurantkosten; etentjes met klanten of leveranciers die niet aangetoond kunnen worden met restaurantbonnetjes.
• Receptiekosten; een traktatie op café of een geschenkje voor een goede klant.
• Autokosten; carwash of onderhoudsproducten.
• Kantoorkosten; een vaste telefoon, laptop en randapparatuur, internetabonnement, papier, inktpatronen, boeken en tijdschriften.
• Kosten voor de kantoorruimte in de privéwoning; een deel van de verwarming, elektriciteit, brandverzekering, taksen en de schoonmaak.

Wat is het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding?
Volgens de wet moet je in overleg met de fiscus bepalen wat het bedrag is van de kosten die opgenomen zijn in het forfait. Overleg je dit niet vooraf, dan moet je achteraf – bijvoorbeeld bij een controle – een akkoord bereiken, wat vaak moeizaam verloopt Als je dus discussie wil vermijden, kan je beter bij de start een ruling aanvragen. Die staat boven de controleur en is dus bindend.

Hoe verkrijg ik een ruling?

Een ruling is een fiscale overeenkomst die je maakt met de Dienst Voorafgaande Beslissingen. De ruling bevat een akkoord over de forfaitaire onkostenvergoedingen van je personeel en voor jezelf als bedrijfsleider. Vroeger kon dat ook via de lokale controleur, nu heeft de Dienst Voorafgaande Beslissingen die exclusieve bevoegdheid. Je kan zelf een ruling aanvragen of je kan het laten doen door je accountant.
Om het bedrag te bepalen, houd je best gedurende een drietal maanden alle kosten bij die je maakt in het kader van je beroepsactiviteit en die je betaalde met privégeld. Dit geeft een goede basis voor je ruling. Het voorbeeld hieronder kan je inspiratie geven.

Deze ruling werd gesloten voor een periode van vijf jaar en de bedragen worden niet geïndexeerd. De vergoeding die als terugbetaling van ‘kosten eigen aan de werkgever’ aan werknemers wordt betaald, varieert tussen 160 en 310 euro per maand. De bedragen zijn opgedeeld per functie en per kostensoort.

Mag ik forfaitaire onkostenvergoedingen combineren met andere beroepskosten?

Ja, dat mag, zolang je dezelfde onkosten niet dubbel gebruikt. Het is mogelijk dat je een forfaitaire onkostenvergoeding ontvangt en dat je vennootschap ook restaurantticketjes als onkosten aanvaardt. Hier kan je niet per definitie spreken van dubbel gebruik. Als restaurantkosten vervat zitten in je onkostenvergoeding, dan moeten het specifiek andere kosten zijn dan de ingebrachte bonnetjes. Ook de combinatie met reisvergoedingen is mogelijk aangezien het om specifieke kosten gaat, dus van dubbel gebruik is hier geen sprake. Voor maaltijdcheques geldt hetzelfde als bij reisvergoedingen.

Is een forfaitaire onkostenvergoeding aftrekbaar?

Zolang de vergoeding betrekking heeft op beroepskosten, is deze fiscaal aftrekbaar, maar dit houdt niet in dat ze per definitie volledig aftrekbaar is. Afhankelijk van de samenstelling van het forfait, kunnen bepaalde onderdelen fiscaal beperkt worden, net zoals bewezen kosten. Ze zijn dan slechts gedeeltelijk aftrekbaar.

We geven graag een voorbeeld om het te verduidelijken:
Als voorbereiding om het forfait te bepalen, hield je drie maanden lang alle bonnetjes, ticketjes en kleine betalingen bij. Je komt tot een forfait van 210 euro dat je kan opdelen in de volgende kosten:

• 50 euro restaurantkosten: fiscale beperking van 69%
• 25 euro home office-kosten: geen fiscale beperking
• 100 euro bijkomende autokosten: fiscale beperking in functie van de CO2-waarde van de wagen (50% tot 120%)
• 35 euro representatiekosten en kleine geschenken: fiscale beperking van 50%